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こんにちは。

ビーユアセルフの岩下宏一です。

 

私の書く文章は、比較的わかりやすいと言われます。

 

ある人に、「いつ、訓練したのか？」と聞かれました。

文章の書き方を習ったことはありませんが、ふと、思い当たることがありました。

 

私は、新卒4年目で、勤務先の会社の、本社人事部に異動しました。

主な仕事のひとつに、全国の支社との事務連絡や種々の依頼・とりまとめ業務がありました。

本社も支社も、とにかく人事は一年じゅう怒涛の忙しさです。

 

そんな中、こちらからの依頼文書の出来が悪いとアウト。

ひたすら問い合わせの電話対応に追われます。

土曜日は基本的に出社でしたから、はみ出した仕事を日曜日に片付けるハメになります。

何度も、そんな目にあいました。

けっこうな死活問題です。

 

そんな中でずっと考えていたのは、

「人は、文章を読んでいきながら、次にどういう情報が出てくるのを期待するのだろうか？」

「どういう流れであれば、すっと頭に入るのだろうか？」

ということでした。

 

ざっと書くとこうです。

 

・とにかく相手の立場で書く

・標題には「何をしてほしいか」を、端的にかつ「誤解の余地のないように（これとても大事）」

・次に、その理由と目的をわかりやすく、「双方に」とっての、その依頼業務の意味とメリットを明記する

・続いて依頼業務の詳細

・注意事項、例外事項はそのあと。前段まで読んで、何が疑問として湧くのか？を熟考する。

・最後に、期日

 

これって、ストーリーを考える際の、

 

・全体構成を最初に提示しよう

・読み手の「疑問線」を常に意識しよう

 

などということにも、ひじょうに活きているのですよね。

そういった「伝え方の基本」を、あの時に必死で学んでいたのだなあと感じています。

 

依頼文書に全く問い合わせが無く、あれ？と思っていたら、締切日にきちっと提出物が揃ったときの快感！

 

わかりやすい文章を書くのに必要なのは、「読み手が、何を、どういう順番で知りたいのか」についての「想像力」なのです。