ブログ

こんにちは。

ビーユアセルフの岩下です。

 

昨日はある会社様にて、ビジネス文書、議事録や報告書のトレーニングを行いました。

1日で24回、指導とフィードバックをしたので、さすがにかなりヘロヘロになりました。

 

前職では経営会議の進行と議事録作成を5年ほど担当していました。

おかげで終盤では、司会をしながら議事録を書き、会議終了と同時に議事録を書き上げるという謎スキルが身につきました。

我ながらこれはかなりの特殊技能ではないか？と思ったのですが、他に活かせるというわけでもなく、特に誰に褒められるわけでもなかったのですが。笑

そんなことを思い出しながら、昨日は口うるさい指導役としてひたすら指導しました。

 

さて、議事録でも報告書でも、そしてプレゼンでも、「相手を戸惑わせない」ことはとても大事ですね。

最初の一文を読んだ相手は次に何を疑問に思うのか？何を知りたいと思うのか？

次にどんな言葉を持ってくれば、過不足なくその疑問にはまるのか？

 

私はそれを「疑問線」と呼んでいます。

疑問線に沿って構成することが大事。

相手の頭の中を推し量る想像力がカギとなります。

 

これは最初の会社で、本社から全国の支社支店に向けて依頼文書を出す時にも鍛えられました。

すっと読めない報告書でも出そうものなら、問い合わせの嵐です。

日中は電話を取りっぱなしで、自分の仕事が全く手につきません。

 

逆に、ある時は全く問い合わせがなく「大丈夫かな？」と不安になったりもしました。

その時は報告の締め切り日に全部の支社がちゃんと報告を提出してくれ、内心ガッツポーズをしたものです。

「ちゃんと伝わってた！良かった」と。

 

これには特別な魔法があるわけではなく、昔から言われている、

• サンドイッチ構造（序論ー本論ー結論）
• パラグラフライティング（見出し→詳述→まとめ）
• 一文一義（一つの文にはひとつの意味）

こういう基礎を実務を通じてきちんと身に着けることなのだと思います。

 

このあたりの考え方は、書き言葉のみならずプレゼンでもおおいに使えるものです。

 

「言いたいことをきちんと表現する」

の裏側で同じくらい大事なのは

「戸惑わない、誤解の無い表現をする」

ということですね。

 

どちらも大切な表現力です。